Event jest wizytówką firmy. Wpływa na jej opinie oraz sposób w jaki postrzegają ją klienci, czy inni przedsiębiorcy. Imprezy firmowe służą głównie do osiągnięcia konkretnych celów, ale nie tylko. Dobrze zorganizowany event otwiera przed firmą wachlarz możliwości – pozwala promować jej usługi, produkty i idee. Zrzesza klientów i umożliwia budowanie relacji. Tworzy wizerunek i sprawia, że konsumenci mają pozytywne odczucia związane z marką. Jak więc zorganizować dobry event i osiągnąć wszystkie z wymienionych korzyści?
Tworzenie eventu wymaga poświęcenia sporej ilości czasu, dobrej organizacji, sumienności i odporności na stres, gdyż podczas takiego zdarzenia konieczne jest zaplanowanie dużej ilości atrakcji w krótkim czasie. Firma musi zaplanować, skoordynować i przeprowadzić wiele różnych działań, zadbać o kwestie logistyczne, komunikacyjne i rozrywkowe i przede wszystkim, nie może o niczym zapomnieć. Poniżej przedstawiamy jak w kilku krokach zorganizować dobre eventy dla firm.
Ustalenie celu eventu
Przebieg całej imprezy jest zależny od jej celu. W zupełnie różny sposób wyglądają eventy dla firm, które mają za zadanie zintegrować jej pracowników i utworzyć między nimi odpowiednie relacje, niż eventy mające na celu wypromowanie marki i usług jakie oferuje. Definiując cel eventu można określić formę jaką przybierze. Różne grupy docelowe, będą zadowolone z różnych rozwiązań. Promując firmę i jej usługi najlepiej zorganizować dużą konferencję, podczas której zostaną one zaprezentowane w ciekawy sposób. W taki event trzeba zorganizować znacznie więcej podwykonawców. Impreza, która ma za zadanie zintegrować ze sobą pracowników zwykle przeznaczona jest dla mniejszej grupy osób, a jej organizacja przebiega w nieco mniejszym napięciu.
Określenie grupy odbiorców
Podstawą organizacji eventów dla firm jest określenie docelowej grupy odbiorców. Inaczej będzie wyglądał event organizowany dla młodzieży, a inaczej taki, który ma trafić do rodzin z dziećmi. Bardzo ważne jest zrozumienie potrzeb odbiorców, tego co im się podoba i co może zachęcić ich do podjęcia działania.
Odbiorcy będą definiować scenariusz przyjęcia, zaplanowane atrakcje, dobór wystroju, gości specjalnych, czy nawet cateringu. Event, który jest odpowiednio dopasowany do potrzeb odbiorców może przesądzić o jego powodzeniu. Jest to bardzo ważny element podczas organizacji przyjęć i zdecydowanie nie można go pomijać.
Budżet imprezy
Podczas planowania eventów dla firm niezbędne jest określenie dostępnego budżetu. Od jego wysokości uzależnione są kluczowe aspekty imprezy – catering, materiały dla uczestników, atrakcje, czy nawet goście specjalni. Nie oznacza to jednak, że z niewielkim budżetem nie można zorganizować imprezy, która zakończy się sukcesem. Jest to jak najbardziej możliwe. Najważniejsze jest zrozumienie potrzeb odbiorców, wpasowanie się do nich oraz określenie i dążenie do realizacji wyznaczonych celów.
Tworzenie programu eventu – jak zrobić to dobrze?
Przebieg imprezy i jej temat są niezwykle istotne. Czynniki te decydują o tym, czy konsumenci będą chcieli się na niej pojawić. Tworząc program eventu należy przede wszystkim zorientować się w innych wydarzeniach o podobnej tematyce. Interesujące przyjęcie powinno wyróżniać się na tle innych. W ten sposób z pewnością przyciągnie konsumentów, którzy będą ciekawi jego przebiegu. W jaki sposób się wyróżnić? Jest wiele odpowiedzi na to pytanie. Można osiągnąć to np. poprzez zaproszenie jakiejś interesującej postaci, która dla grupy docelowej jest ważna lub też jest jej autorytetem.
Prestiż wydarzenia i jego promocja
Organizator eventów dla firm powinien zadbać przede wszystkim o to, aby każdy potencjalny uczestnik wydarzenia mógł się o nim dowiedzieć. Sposób promocji jest uzależniony od grupy, do jakiej firma chce dotrzeć. Można to zrobić za pomocą social mediów, mediów tradycyjnych, czy też specjalnych portali przeznaczonych do tego celu. W wypadku niektórych wydarzeń warto pozyskać patronów medialnych. Podczas przygotowywania wydarzenia warto zachęcić ludzi do uczestnictwa poprzez ogłaszanie ciekawych konkursów, czy innych atrakcji.
Zapraszając uczestników do wzięcia udziału w przyjęciu należy pamiętać również o tym, aby zrobić z odpowiednim wyprzedzeniem. W zależności od tego czy wstęp na event jest płatny, czy nie, zaproszenia powinny być nadane odpowiednio wcześnie. Podjęcie decyzji o uczestnictwie w płatnym wydarzeniu wymaga więcej czasu.
Przygotowanie odpowiednich materiałów
Profesjonalnie przygotowane przyjęcie powinno być wyposażone w odpowiednie materiały. Każdy z uczestników powinien otrzymać do wglądu dokładnie sporządzony program eventu, listę gości specjalnych, czy też informacje o dodatkowych atrakcjach, z których może skorzystać. W zależności od celu eventu warto być wyposażonym także w materiały dodatkowe, takie jak raport branżowy, czy specjalny przewodnik. Jeżeli na event zostali zaproszeni przedstawiciele mediów, organizator powinien zadbać o przekazanie im treści gotowej do publikacji.
